Ets el que menges, i la IA no és diferent

Hi ha una queixa recurrent als tallers d’adopció d’IA: “Ho he provat i no em dona res útil”. Quan s’analitza amb més profunditat aquesta afirmació, es descobreix que el problema rarament rau en el model d’IA. En realitat, l’inconvenient acostuma a estar en la qualitat i la quantitat d’informació que se li proporciona per treballar.

La IA necessita context i dades

Les eines d’IA destaquen en tasques com raonar, sintetitzar i estructurar informació. Tanmateix, necessiten matèria primera per oferir resultats de valor. Demanar a Claude o ChatGPT que preparin un briefing de reunió sense aportar context és com demanar a un consultor extern que entri en una sala sense haver llegit res prèviament. El resultat serà genèric, superficial i, en el millor dels casos, inofensiu.

El problema fonamental és senzill: la IA treballa només amb la informació que té disponible en aquell moment. No pot accedir al teu historial de converses, desconeix les decisions preses en reunions prèvies i no té informació sobre l’estat actual del projecte. Tu sí, i aquí rau la bretxa que limita la seva utilitat.

La reunió com a laboratori: cas pràctic

Preparar una reunió de seguiment amb un client és una tasca freqüent, consumeix molt temps i és ideal per a l’assistència de la IA. Tot i això, encara que el dia a dia no ens permeti preparar les reunions com voldríem, la seva importància és clau: s’estima que el 80% de l’èxit d’una reunió depèn d’una bona preparació.

Les dades necessàries solen estar disperses: correus recents, el document de proposta o briefing original i, especialment, les notes o transcripcions de reunions anteriors.

Les notes de l’última reunió són més que simple context; representen la memòria operativa del projecte. Saber qui es va comprometre a què, què va quedar pendent o quina objecció continua sense resoldre’s és essencial. Sense aquest fil conductor, els models construeixen sobre el buit i acabes repetint feina ja feta.

El document mestre: una inversió mínima, un gran impacte

Existeix un hàbit que marca la diferència més que qualsevol integració tècnica: mantenir un document mestre de la relació amb cada client rellevant.

Aquest document no és un CRM ni un sistema complex, sinó un arxiu senzill (text, Drive, Notion) amb una estructura clara: estat del projecte, darreres decisions, compromisos pendents, persones clau i un resum comprimit de les fites recents. N’hi ha prou amb una o dues pàgines.

El millor és que construir-lo no requereix esforç extra si s’utilitza la IA. Només cal enganxar la transcripció o notes de cada reunió i demanar: “Actualitza aquest document mestre amb els acords i punts pendents d’avui”. El model extreu el rellevant, ho integra i descarta la informació irrellevant. Així, el que abans era una tasca interminable es converteix en un procés de dos minuts.

El document s’enriqueix després de cada reunió, convertint-se en el punt de partida per a la següent. No cal buscar correus dispersos ni recordar converses passades: tot està disponible i processat.

El mètode de preparació sense fricció

Amb el document mestre com a base, preparar una reunió es redueix a tres passos:

Recupera el document mestre del client. Aquest arxiu conté l’estat del projecte, compromisos anteriors i l’historial rellevant; és el context que el model necessita per no començar de zero.

Afegeix els correus recents i el resum de l’última reunió. No tota la cadena, només els tres o cinc correus més rellevants i el resum comprimit de la reunió anterior.

Dona una instrucció clara. Per exemple: “Amb tot això, resumeix l’estat actual, identifica els punts que cal resoldre avui i prepara’m tres preguntes per a la reunió.”

Aquest mètode permet obtenir un document previ a la reunió de manera ràpida i estructurada.

Automatització i privacitat: recomanacions pràctiques

Per a qui vulgui automatitzar el procés, la majoria d’assistents permeten connectar fonts externes fàcilment. Claude, Copilot i ChatGPT ofereixen connectors a Drive, Gmail i Microsoft 365.

Abans de connectar comptes o compartir documents de clients, cal assegurar-se d’utilitzar un compte corporatiu i gestionar només les dades permeses per l’empresa. Amb informació delicada, anonimitzar és l’opció més segura.

L'hàbit clau

Els millors resultats amb IA no depenen de les eines més sofisticades, sinó de mantenir un mínim d’ordre en les dades. La IA amplifica el que existeix: si l’estat és caòtic, el resultat també ho serà.